Każdy dietetyk powinien posiadać odrębny numer telefonu służący tylko i wyłącznie do obsługi pacjentów. Posługiwanie się telefonem prywatnym w celach służbowych może powodować wiele niekomfortowych sytuacji. Telefon powinien być odebrany do 3-4 dzwonków. W przypadku gdy dzwonimy do pacjenta, a ten nie odbiera telefonu, należy czekać maksymalnie do 5 sygnałów. Następny telefon powinien być wykonany nie wcześniej jak po upływie 30-50min. Niedopuszczalne jest natarczywe dzwonienie raz za razem. W czasie wolnego sygnału, w tle nie powinien brzmieć żaden podkład muzyczny. Nie należy wykorzystywać numeru służbowego do prowadzenia dłuższych rozmów prywatnych. Nie należy również dzwonić do pacjentów z numeru zastrzeżonego.
Wykonywanie telefonów do pacjentów powinno odbywać się od poniedziałku do piątku, w godzinach między 9 a 18 lub o innej porze, wyłącznie za zgodą pacjenta. Jeżeli rozmowa telefoniczna zostanie przerwana z przyczyn technicznych, oddzwania zawsze ten kto inicjował rozmowę. W przypadku dzwonienia do pacjenta należy zawsze zapytać czy w tej chwili ma możliwość rozmowy: „Dzień dobry Poradnia Dietetyczna Anna Kowalska, czy w tej chwili nie przeszkadzam?”.
Jeżeli rozmowa jest niezaplanowana to dzwoniąc do pacjenta nie wolno mu zabrać więcej niż 3-5min. Jeżeli rozmowa wymaga dłuższego czasu należy uprzedzić pacjenta lub umówić się na inny termin. Coraz częstszym zwyczajem jest umawianie się na telefon, tak jak na spotkanie – podając datę i godzinę